Dobrú radu zrejme oceníte. Diabol dobre zorganizovanej firemnej akcie totiž drieme v detailoch. Ak ho nechcete zobudiť, musíte myslieť na všetky.
Položte si základnú otázku
A tá v tomto prípade znie: “Prečo akciu organizujeme?” Má ísť o neformálne posedenie po náročnom období? Oslavu úspešného projektu, slnovratu, blížiacich sa vianoc? Oslavu výročia založenia firmy? Cieľ akcie ovplyvní formát, program, atmosféru večierka a tiež vám pomôže zadefinovať okruh pozvaných.
Na formálne eventy možno budete chcieť prizvať obchodných partnerov, municipality či médiá a naopak, ak ide o neformálne stretnutie alebo odmenu pre zamestnancov, bude možno fajn pozvať aj ich rodinných príslušníkov a deti.
Dátum a miesto
Keď už viete “čo” sa ide diať, bude sa vám lepšie hľadať aj miesto, kde sa to bude diať. Očakávaný počet návštevníkov logicky definuje nároky na rozmery priestoru. Preto si v niektorých prípadoch vystačíte s bowlingovým centrom a v iných budete potrebovať booknuť menšie letisko. Bez srandy. Menšie letiská sa nehodia len na open air festivaly, ale perfektne pasujú aj na hromadné akcie typu “Family Day” s očakávaným počtom návštevníkov nad tisíc.
Aký máte rozpočet?
Je mnoho životných situácií, v ktorých sa na peniaze pýtať nepatrí. Toto nie je jedna z nich. Koľko núl bude za číslom, ktoré otvára rozpočet, je extrémne dôležité vedieť od začiatku. Iné je stískať v hrsti tri groše a iné kúzelný mešec, ktorý sa tvári, že je bezodný. Podľa toho budete vedieť, koľko si budete môcť dovoliť muziky.
Organizačný tím
Šepká vám ego “ja sám, ja sám?” Preboha, len ho nepočúvajte! Organizovať firemnú akciu je trochu viac, ako len vykúpiť lahôdkam v podchode všetky chlebíčky. Budete potrebovať každú ruku, hlavu a nohy, ktoré budú ochotné sa zapojiť do realizácie.
Hlavy budú pomáhať prekonávať mentálne a organizačné prekážky, ruky prenášať vecné bremená a nohy lietať po všetko, čo treba ešte priniesť. Zapojte všetkých, ktorí sú čo i len trocha ochotní, príčetní a prinúťte aj tých, ktorí sa nehlásia, ale vy viete o tom, že majú nejaký skrytý talent!
Živý program
Neživý program síce neexistuje, ale nezáživný áno. Nuda pošle vašu firemnú akciu ešte hlbšie, než rozlúčku so zosnulým, lebo tam sa aspoň plače. Preto v rámci mantinelov, ktoré ste si nastavili s tematickým zameraním firemnej akcie robte všetko preto, aby váš program bol nielen “živý”, ale aby to bola ešte aj “pecka”.
Niektoré firmy to napríklad skúšajú s tematickým zameraním. Ibaže nie každý dospelý človek sa rád maškarádi, preto ak máte v úmysle robiť večierok v štýle “black & white”, Gatsby, 80-tky alebo niečo podobné, nedávajte kostým ako podmienku účasti.
Jeden čas dosť boli na firemných akciách v móde aj standupy. Je to super nápad, ale má aj svoje úskalia. Humor stand up komikov je často postavený na kontroverzii a priamom či podprahovom urážaní nejakej komunity. To sa vám potom môže stať, že časť hostí sa bude baviť a tá druhá sa ofučí. Za tých 15 minút srandy a päťtisíc honorár vám to asi nestojí.
Ale viete, čo celkom dobre funguje? Vystúpenie obľúbeného interpreta alebo kapely. Fakt máme na Slovensku pár šikovných ľudí, ktorí aj “vedia” aj im to neudrelo ešte na hlavy. Takí ľudia môžu veľmi prispieť k príjemnej atmosfére a ak zvládnu rozdať aj nejaké autogramy a trochu sa pofotiť, budú mnohí návštevníci nadmieru spokojní.
Dobrí dodávatelia
Sú tri hlavné oblasti, ktorým odporúčame venovať exkluzívnu pozornosť. Jedlo, pitie a zvuk. Darmo vám na pódiu bude spievať Pavarotti, keď budú obecenstvu v bruchu vyhrávať muzikanti. Ľuďom treba dať najesť, vypiť a celé to treba dobre ozvučiť.
Blbý zvuk, alebo žiadny zvuk, keď technika zlyháva úplne, dokážu všetko zničiť. Majte poruke záložné predlžovačky aj agregáty a hlavne niekoho, kto dokáže nahodiť poistky a prípadne niečo rýchlo opraviť.
Chcete zapojiť aj zamestnancov?
Ak áno, nerobte to “nasilu” a nenechávajte to ani na event samotný. Vymyslite aktivity, vopred ich komunikujte a motivujte kolegov, aby sa na ne s predstihom prihlásili. Výborne fungujú kulinárske súťaže vo varení halušiek alebo gulášov. To má hneď dva super benefity, ľudia sa zabavia, zasúťažia si a bude aj čo jesť.
Fungovať by mohli aj športové súťaže o pohár “vedenia”, napr. futbal, ping-pong, hod guľou, vlastne čokoľvek, na čo budú vytvorené v mieste konania firemnej akcie podmienky a na čo sa ľudia budú ochotní prihlásiť.
Naopak, zabudnite na karaoke. Jednak nie sme v Japonsku a jednak sa vám môže stať, že po druhom pivku sa vám vyskladá slušná Hviezdna rota a od tej hanby budete predsa kolegov chcieť uchrániť.
Od A po Z
Ak s organizáciou firemných akcií nemáte žiadne alebo iba malé skúsenosti, bez rozpakov ju zverte profesionálom. V zmysle – vy rozkážete, my zabezpečíme, z vás zložíme bremeno mnohostrannej zodpovednosti za príliš veľa vecí naraz.
Máme za sebou množstvo úspešných firemných akcií, konferencií, teambuildingov aj tematických večierkov, vlastnú databázu overených dodávateľov z oblasti prenájmu ozvučenia, svetelnej techniky, spolupracujeme s vynikajúcimi DJ’mi, moderátormi a cateringovými spoločnosťami.
A ak to bude vaše prianie, priebeh celej akcie zaznamenáme vo fotografiách aj na videu.
